УСН «доходы минус расходы»: какие расходы уменьшают налоговую базу

На объекте «доходы минус расходы» налог считают с разницы между полученными доходами и признанными расходами. Поэтому спор с инспекцией почти всегда идёт не о ставке, а о конкретной строке затрат: входит ли она в перечень, оплачена ли, есть ли документ и связана ли она с деятельностью, направленной на получение дохода. Ниже — практический порядок проверки расхода до включения его в налоговую базу.

Что означает «учитываемый расход» на этом режиме

Упрощённая система с объектом «доходы минус расходы» разрешает уменьшать доходы не на любые затраты, а на те, что прямо названы в Налоговом кодексе. Такой перечень является закрытым: если вида расхода в нём нет, затрата на налоговую базу не влияет, даже когда она очевидно нужна бизнесу и полностью оплачена.

Второе отличие от бухгалтерского учёта — момент признания. В бухгалтерском учёте расход отражают по методу начисления, а для налога при упрощённой системе важен факт оплаты и выполнения дополнительных условий по отдельным видам затрат.

Третье отличие — требование к связи с деятельностью. Расход должен быть произведён для деятельности, направленной на получение дохода. Личные траты собственника и затраты, которые нельзя подтвердить, в расчёт не входят.

Общие требования к любому расходу

Прежде чем смотреть на конкретный вид затрат, проверьте четыре условия. Если хотя бы одно не выполняется, расход в базу не включают.

• расход назван в перечне Налогового кодекса для упрощённой системы;
• он фактически оплачен, а не только начислен;
• есть документ, подтверждающий сумму, дату и содержание операции;
• затрата связана с деятельностью, направленной на получение дохода.

Отдельно проверяют, не относится ли операция к тем, что учитывают в особом порядке. Например, расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов признают не единой суммой, а по правилам, установленным для упрощённой системы.

Документы, которые подтверждают расход

Подтверждающим может быть не только платёжное поручение. Сумму и содержание операции показывают договор, счёт, накладная, акт, чек, кассовый ордер, авансовый отчёт.

Электронный документ подходит наравне с бумажным, если он оформлен в согласованном формате и подписан допустимым способом. Порядок обмена стоит закрепить в учётной политике или соглашении с контрагентом.

Основные средства и нематериальные активы

Стоимость приобретённых основных средств и нематериальных активов учитывают в расходах не единовременно. Для упрощённой системы действуют отдельные правила по составу затрат и по периодам списания, которые зависят от того, когда объект приобретён и оплачен.

Карточка объекта

По каждому объекту удобно вести отдельную карточку: дата оплаты, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, сумма, уже отнесённая на расходы, остаток к списанию. Если объект продан до истечения установленного срока, ранее учтённые суммы приходится пересматривать.

Учёт расходов на ремонт и улучшение

Затраты на ремонт и на улучшение объекта учитывают по-разному. Прежде чем относить сумму на расходы, стоит определить характер работ: от квалификации зависит и порядок признания, и налоговый результат.

Материальные расходы, работы и услуги

К материальным относят затраты на сырьё, материалы, инструменты, топливо, а также на работы и услуги производственного характера, выполненные сторонними исполнителями. Услуги непроизводственного назначения, даже полезные для бизнеса, чаще всего в закрытый перечень не попадают.

Проверяя такую затрату, задайте три вопроса. Использован ли ресурс в деятельности, направленной на получение дохода? Есть ли документ о передаче результата? Оплачен ли он? Если результат получен, но оплата ещё не прошла, расход откладывают до оплаты.

Оплата труда, взносы и пособия

Расходы на оплату труда уменьшают налоговую базу в пределах, установленных для этого вида затрат. Сюда попадают выплаты по трудовым договорам, а также страховые взносы, начисленные на эти выплаты.

Пособия по временной нетрудоспособности за счёт работодателя учитывают отдельно, в той части, которая не покрывается выплатами фонда. Премии уменьшают базу только тогда, когда они предусмотрены трудовым, коллективным договором или локальным актом и оформлены документально. Как устроены премии, разобрано в статье про премию работнику.

Налоги, сборы и обязательные платежи

Налоги и сборы, уплаченные в отчётном периоде, относят на расходы. Отдельно нужно смотреть на сам единый налог и на платежи, которые Налоговый кодекс исключает из состава учитываемых затрат: налог, уплаченный по упрощённой системе, повторно в расходы не включают.

Пени и штрафы за нарушение условий договора учитывают в составе внереализационных расходов по правилам, установленным для этого вида затрат. Санкции за нарушение законодательства в перечень не входят.

Проценты, банковские услуги и курсовые разницы

Проценты по займам и кредитам учитывают в пределах, установленных для соответствующего вида обязательств. Банковские услуги уменьшают базу, если они связаны с обслуживанием счёта и проведением расчётов: комиссия за перевод, обслуживание счёта и эквайринг подтверждаются выпиской и договором с банком.

Курсовые разницы и расходы от переоценки имущества учитывают в особом порядке. Если организация работает с валютой, порядок признания таких сумм стоит отдельно закрепить в учётной политике для целей налога.

Что учесть нельзя

Наиболее частые ошибки связаны с затратами, которые бизнесу кажутся очевидными, но в закрытый перечень не входят. Это личные расходы собственника, выплаты в пользу работников без документального основания, затраты на услуги, которые нельзя связать с деятельностью, а также суммы, не подтверждённые документами.

Отдельная категория — расходы, по которым не соблюдён порядок признания. Даже «правильная» затрата, отнесённая на расходы не в том периоде или без обязательного документа, приводит к занижению базы.

Минимальный налог и убытки прошлых лет

Налоговый кодекс предусматривает для этого объекта минимальный налог и порядок его сравнения с единым налогом, рассчитанным обычным способом. Конкретные правила, ставку и порядок зачёта нужно сверять по актуальной редакции первоисточника на дату расчёта.

Убыток, полученный в предыдущих периодах, разрешено переносить на будущее с ограничениями по сумме и сроку. Как это устроено, разобрано в статье про перенос убытков прошлых лет.

Как выстроить учёт расходов

Практичный порядок для небольшой компании выглядит так. Сначала все затраты собирают по видам в отдельном реестре. Затем по каждой строке проставляют дату оплаты, реквизиты документа и признак учитываемости. В конце периода реестр сверяют с банковскими выписками и с книгой учёта доходов и расходов.

• реестр расходов ведут по видам затрат, а не сплошным списком;
• по каждой строке указывают документ, дату оплаты и период признания;
• отдельно отмечают расходы, которые учитывают в особом порядке;
• перед сдачей отчётности сверяют реестр с выписками и первичными документами;
• спорные позиции описывают письменно и при необходимости запрашивают разъяснение.

Такой реестр полезен не только для отчётности: он позволяет заранее увидеть, что часть затрат уменьшит базу не в текущем квартале, а позже. Если приближается утрата права на упрощённую систему, стоит заранее изучить материал про переход на общий режим.

Чек-лист перед включением расхода в базу

• вид расхода назван в перечне для упрощённой системы;
• расход фактически оплачен;
• есть документ о факте и об оплате;
• затрата связана с деятельностью, направленной на получение дохода;
• соблюдён особый порядок признания, если он установлен;
• расход отражён в том периоде, к которому относится;
• подтверждающие документы сохранены и доступны к проверке.

Если по какому-то пункту ответ отрицательный, расход лучше не включать до устранения пробела. Это дешевле, чем объяснять занижение базы после камеральной проверки.

Нормативные ориентиры

Правила режима собраны в главе 26.2 Налогового кодекса: перечень учитываемых расходов и порядок их признания — в статье 346.16, условия применения и лимиты — в статье 346.13, ставки — в статье 346.20. Ссылаться на «общее правило» без проверки перечня не стоит: расход, которого нет в статье 346.16, в базу не попадёт, даже если он экономически обоснован.

Изменения, действующие с 2025 года, включая правила налога на добавленную стоимость при упрощённой системе, внесены Федеральным законом от 12.07.2024 № 176-ФЗ. Его официальный текст стоит держать рядом с расчётом: часть привычных формулировок после реформы читается иначе.

Источники

• ФНС России: упрощённая система налогообложения — официальный раздел о применении упрощённой системы, проверено 2026-09-13.
• ФНС России: формы, форматы и документы — формы книги учёта доходов и расходов и декларации, проверено 2026-09-13.
• Налоговый кодекс Российской Федерации: текст на сайте ФНС России — перечень учитываемых расходов и порядок их признания; актуальную редакцию сверяйте на дату расчёта, проверено 2026-09-13.
• ФНС России: изменения налогового законодательства с 2026 года — сводка изменений, влияющих на применение упрощённой системы, проверено 2026-09-13.
• Федеральный закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ: официальное опубликование — первоисточник изменений, действующих с 2025 года, проверено 2026-09-14.

Дата проверки источников: 2026-09-14. Состав учитываемых расходов и порядок их признания нужно сверять по действующей редакции Налогового кодекса.