Кадровый учёт и делопроизводство с нуля в 2026 году: документы, ЛНА, пошаговая инструкция

Кратко

Кадровый учёт (кадровое делопроизводство, КДП) — это оформление и ведение документов по трудовым отношениям: трудовые договоры, приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуск), трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК), табели учёта рабочего времени, график отпусков, штатное расписание и локальные нормативные акты. Вести кадровый учёт обязан каждый работодатель — независимо от размера компании. Часть документов обязательна по ТК РФ (трудовой договор, трудовая книжка или ЭТК, табель, график отпусков, ПВТР), часть — при наличии соответствующих условий (положение о командировках, инструкции по охране труда). Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, но с 2013 года коммерческие организации вправе применять и собственные формы. Сведения о трудовой деятельности с 2023 года передаются в СФР по форме ЕФС-1.

Что такое кадровый учёт и делопроизводство (КДП)

Кадровый учёт — это система оформления и ведения документов, связанных с трудовыми отношениями между работодателем и работниками. Синонимы термина — кадровое делопроизводство (сокращённо КДП) и управление персоналом в части документооборота. На практике запрос «кдп что это» означает именно документальное сопровождение кадровых процедур: как правильно оформить приём сотрудника, перевести его на другую должность, предоставить отпуск, уволить и подтвердить стаж.

Кадровый учёт нужен не для формальности. Он выполняет несколько практических задач. Во-первых, фиксирует права и обязанности сторон трудового договора: условия работы, размер оплаты, режим рабочего времени, срок договора. Во-вторых, подтверждает стаж и трудовую деятельность работника — эти сведения используются при назначении пенсии, получении кредитов, трудоустройстве на новое место. В-третьих, кадровые документы — основание для расчёта зарплаты, отпускных, пособий и для сдачи отчётности в Социальный фонд России (СФР) и налоговую.

Правовая основа кадрового делопроизводства — Трудовой кодекс РФ. Именно ТК РФ устанавливает, какие документы обязан оформлять работодатель: трудовой договор (ст. 56–57), трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ст. 66, 66.1), локальные нормативные акты (ст. 8), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189–190), график отпусков (ст. 123). Формы первичных кадровых документов исторически закреплены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, а общие требования к первичным документам — Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Важно понимать: обязанность вести кадровый учёт возникает у работодателя с момента найма первого сотрудника. Это касается и организаций (ООО, АО), и индивидуальных предпринимателей, и даже физических лиц, нанимающих работников по трудовому договору. Отсутствие кадровых документов или ошибки в них квалифицируются как нарушение трудового законодательства и влекут ответственность по КоАП РФ.

Оформляет трудовые отношения: фиксирует условия работы, оплату, режим, срок договора.
Подтверждает стаж и трудовую деятельность работника для пенсии, кредитов, нового трудоустройства.
Служит основанием для расчёта зарплаты, отпускных, пособий и сдачи отчётности.
Обязателен для любого работодателя с первого нанятого сотрудника.
Опирается на ТК РФ, Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004, законы №402-ФЗ, №152-ФЗ, №63-ФЗ.

Что входит в кадровый учёт: состав процесса

Кадровое делопроизводство — это не один документ, а непрерывный процесс, который сопровождает сотрудника от приёма до увольнения. Состав процесса удобно разбить на несколько блоков: оформление трудовых отношений, текущий учёт, учёт рабочего времени и отпусков, работа с персональными данными и отчётность.

К оформлению трудовых отношений относятся приём на работу (заключение трудового договора, издание приказа, внесение записи в трудовую книжку или подача электронных сведений), переводы на другую работу и увольнение. К текущему учёту — ведение личных дел и личных карточек, учёт движения кадров, хранение документов. Учёт рабочего времени и отпусков — это табели, графики отпусков, приказы на отпуск, учёт сверхурочных, командировок и больничных. Отдельный блок — обработка персональных данных работников и воинский учёт. Завершает процесс отчётность: сведения о трудовой деятельности в СФР (ЕФС-1) и уведомления в отдельных случаях.

Приём на работу: трудовой договор, приказ о приёме, запись в трудовую книжку или электронные сведения.
Переводы и совмещения: дополнительные соглашения, приказ о переводе.
Увольнение: приказ о прекращении трудового договора, окончательный расчёт, выдача документов.
Трудовые книжки и электронные трудовые книжки (ЭТК), выдача сведений о трудовой деятельности (СТД-Р).
Учёт рабочего времени: табели, сверхурочные, работа в выходные, командировки.
Отпуска: график отпусков, приказы на ежегодный и иные виды отпусков.
Локальные нормативные акты и ознакомление с ними работников под подпись.
Обработка и защита персональных данных работников, воинский учёт.
Отчётность в СФР (ЕФС-1) и уведомления о приёме/увольнении в установленных случаях.
Хранение кадровых документов в течение установленных сроков.

Кто ведёт кадровый учёт в организации

Закон не обязывает работодателя создавать отдельное подразделение кадров — он обязан обеспечить ведение кадрового учёта. Кто именно будет этим заниматься, организация решает сама исходя из масштаба и численности сотрудников.

В крупных компаниях кадровое делопроизводство ведёт отдел кадров (служба персонала) со специалистом по кадрам — кадровиком. В средних организациях кадровые функции часто совмещает бухгалтер или отдельный специалист по кадровому делопроизводству. В малом бизнесе и у ИП кадровый учёт нередко ведёт сам руководитель или бухгалтер в одном лице. Закон допускает и передачу кадрового делопроизводства на аутсорсинг — специализированной компании или приходящему кадровику. При этом ответственность за правильность ведения учёта перед проверяющими всё равно несёт работодатель, поэтому аутсорсера важно контролировать.

Специалист по кадровому делопроизводству должен знать ТК РФ, порядок оформления трудовых договоров, приказов, трудовых книжек, правила ведения табелей и графиков отпусков, требования к защите персональных данных и порядок сдачи кадровой отчётности. Для этой профессии существуют профессиональные стандарты и курсы кадрового делопроизводства, но формального требования о профильном дипломе для кадровика в общем случае нет.

Отдел кадров (служба персонала) — в крупных организациях.
Специалист по кадровому делопроизводству (кадровик) — в средних компаниях.
Бухгалтер — часто совмещает кадровые функции в малом и среднем бизнесе.
Руководитель или ИП лично — в микробизнесе.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача функций специализированной компании; ответственность остаётся на работодателе.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы делятся на обязательные по закону и те, что работодатель оформляет по необходимости или по собственному выбору. Унифицированные формы первичных документов по учёту труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 (приказы Т-1, Т-5, Т-8, табели Т-12/Т-13, график отпусков Т-7, штатное расписание Т-3 и др.). При этом с 2013 года, в силу закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», коммерческие организации вправе применять не унифицированные, а самостоятельно разработанные формы первичных документов — при условии, что в них есть обязательные реквизиты. Унифицированные формы остаются общепринятым и удобным стандартом, а для бюджетных учреждений они по-прежнему обязательны.

Ниже — основные кадровые документы с указанием унифицированной формы, обязательности и назначения. Конкретные требования к оформлению и сроки хранения сверяйте с действующей редакцией ТК РФ и перечнями архивных сроков.

Документ	Унифицированная форма	Обязателен ли	Назначение
Трудовой договор и дополнительные соглашения	Свободная форма (ст. 56–57 ТК РФ)	Да, для каждого работника	Основание трудовых отношений: условия работы, оплата, режим, срок
Приказ о приёме на работу	Т-1	Нет, можно собственную форму	Оформление приёма сотрудника
Приказ о переводе на другую работу	Т-5	Нет, можно собственную форму	Оформление перевода
Приказ об увольнении (прекращении трудового договора)	Т-8 / Т-8а	Нет, можно собственную форму	Оформление увольнения
Приказ о предоставлении отпуска	Т-6 / Т-6а	Нет, можно собственную форму	Оформление ежегодного и иных отпусков
Трудовая книжка (бумажная) или ЭТК	Утверждённая форма бланка	Да: бумажная — при сохранении, ЭТК — по выбору работника (ст. 66, 66.1)	Сведения о трудовой деятельности и стаже
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)	Утверждённая форма	Да, при выдаче работнику	Подтверждение стажа при электронной трудовой книжке
Личная карточка работника	Т-2	Нет (с 2021 года не обязательна, ведётся по желанию)	Учёт личных данных и кадровых движений
Табель учёта рабочего времени	Т-12 / Т-13	Да (учёт отработанного времени обязателен, ст. 91 ТК РФ)	Учёт явок, опозданий, сверхурочных, отпусков
График отпусков	Т-7	Да (ст. 123 ТК РФ)	Очередность ежегодных оплачиваемых отпусков
Штатное расписание	Т-3	Прямо не названо обязательным, но фактически необходимо	Структура, должности, оклады, штатная численность

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы работодателя, которые устанавливают правила трудовых отношений в конкретной организации: распорядок, систему оплаты, порядок обработки персональных данных, требования охраны труда. Право издавать ЛНА закреплено в ст. 8 ТК РФ. С действующими ЛНА работников знакомят под подпись.

Часть локальных актов обязательна для всех работодателей, часть — только при наличии соответствующих условий труда или организационных особенностей. Например, правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных нужны любой организации, а положение о командировках — только если сотрудники ездят в рабочие поездки, график сменности — при сменной работе. Если обязательный по смыслу закона порядок не описан в ЛНА, его условия можно закрепить прямо в трудовых договорах — но на практике удобнее иметь отдельный локальный акт.

Перечень ниже — ориентир. Конкретный набор ЛНА зависит от численности, условий труда и специфики деятельности; актуальные требования сверяйте с действующей редакцией ТК РФ.

Локальный нормативный акт	Основание	Обязателен ли
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	ст. 189–190 ТК РФ	Да, для всех работодателей
Положение об оплате труда и премировании	ст. 135 ТК РФ	Да, если система оплаты не описана полностью в трудовых договорах
Положение о защите персональных данных работников	ст. 86–90 ТК РФ, закон №152-ФЗ	Да
Инструкции по охране труда	ст. 214 ТК РФ	Да, по видам работ и должностям
Положение о командировках	ст. 166–168 ТК РФ	При наличии рабочых командировок
График сменности	ст. 103 ТК РФ	При сменной работе
Положение о дистанционной (удалённой) работе	гл. 49.1 ТК РФ	При наличии удалённых сотрудников
Положение о коммерческой тайне и конфиденциальности	по необходимости	При наличии соответствующих условий

Пошаговая инструкция: как организовать кадровый учёт с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля — это последовательность шагов, которую логично выстроить от общих правил к конкретным сотрудникам. Ниже — практический порядок, подходящий и новой организации, и работодателю, который наводит порядок в уже существующих кадрах.

Шаг 1. Разработайте и утвердите обязательные локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда. При необходимости — положение о командировках, график сменности.
Шаг 2. Составьте и утвердите штатное расписание (форма Т-3 или собственная): перечень должностей, структурных подразделений, окладов и штатной численности. Оклады не должны быть ниже федерального МРОТ при полной занятости (сверяйте действующий размер МРОТ).
Шаг 3. Заключайте трудовые договоры с каждым сотрудником до фактического допуска к работе. В договоре укажите обязательные сведения и условия по ст. 57 ТК РФ: место работы, функцию, оплату, режим, условия труда, срок (если договор срочный).
Шаг 4. Издавайте приказы по личному составу: о приёме (Т-1), переводе (Т-5), отпуске (Т-6), увольнении (Т-8). Можно использовать унифицированные формы или собственные.
Шаг 5. Ведите трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности. Принимайте от работника заявление о выборе формата (бумажная трудовая или ЭТК), подавайте сведения в СФР по форме ЕФС-1.
Шаг 6. Организуйте учёт рабочего времени — ведите табель (Т-12 или Т-13), фиксируйте явки, опоздания, сверхурочные, отпуска и больничные.
Шаг 7. Составляйте и утверждайте график отпусков (Т-7) на следующий календарный год не позднее чем за две недели до его начала; знакомьте работников под подпись.
Шаг 8. Настройте кадровую отчётность: своевременно подавайте ЕФС-1 в СФР, направляйте уведомления о приёме и увольнении в установленных случаях, ведите воинский учёт.
Шаг 9. Организуйте обработку и защиту персональных данных: получите согласия, назначьте ответственного, при необходимости подайте уведомление в Роскомнадзор.
Шаг 10. Обеспечьте хранение кадровых документов в течение установленных сроков и ознакомление работников с ЛНА под подпись.

Трудовые книжки и электронные трудовые книжки (ЭТК)

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. С 2020 года в России наряду с бумажной трудовой книжкой действуют электронные сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Работник вправе выбрать формат: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронные сведения. Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2020 года, бумажная трудовая книжка на него, как правило, не оформляется — сведения ведутся только в электронном виде.

Сведения о трудовой деятельности работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР). До 2023 года для этого использовалась форма СЗВ-ТД, которую подавали в Пенсионный фонд; с 2023 года, после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России, эти сведения входят в единую форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»). В ЕФС-1 отражают приём на работу, перевод, увольнение, переименование работодателя и другие кадровые события.

Сроки подачи сведений о трудовой деятельности различаются для разных событий: при приёме на работу и увольнении сведения направляют не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа; по остальным кадровым мероприятиям (например, переводу) действует ежемесячный срок. Точные сроки и актуальный формат ЕФС-1 сверяйте с действующими нормативными актами СФР.

Работнику, выбравшему электронную трудовую книжку, работодатель выдаёт сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — при увольнении и по запросу сотрудника. Эти сведения подтверждают стаж наряду с бумажной трудовой книжкой.

Бумажная трудовая книжка и электронные сведения (ЭТК) действуют параллельно с 2020 года.
Работник выбирает формат: сохранить бумажную трудовую или перейти на электронные сведения.
Сведения о трудовой деятельности подаются в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1); до 2023 года — СЗВ-ТД в ПФР.
При приёме и увольнении сведения подают не позднее следующего рабочего дня; по переводу — ежемесячно.
Работнику с ЭТК выдают сведения по форме СТД-Р при увольнении и по запросу.

Воинский учёт в организации

Воинский учёт работников — обязанность работодателя. Организации ведут воинский учёт граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву, в соответствии с Федеральным законом №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положением о воинском учёте (Постановление Правительства РФ №719 от 27.11.2006). Для кадровика это означает отдельный участок работы: запрос «воинский учёт в организации для кадровика» стабильно входит в число частых.

В рамках воинского учёта работодатель проверяет документы воинского учёта при приёме (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву), ведёт карточки воинского учёта, сверяет сведения с военным комиссариатом, направляет уведомления о приёме и увольнении военнообязанных, а в установленных случаях ведёт бронирование граждан, пребывающих в запасе. Порядок и формы документов определяют Минобороны и Генеральный штаб; актуальные методические рекомендации и сроки сверяйте с действующими документами и военным комиссариатом по месту учёта.

За непостановку на воинский учёт и нарушения порядка его ведения предусмотрена административная ответственность. Конкретные составы и размеры штрафов сверяйте с действующей редакцией КоАП РФ.

Воинский учёт работников — обязанность работодателя (закон №53-ФЗ, Постановление Правительства №719).
При приёме проверяют документы воинского учёта: военный билет, удостоверение призывника.
Ведут карточки воинского учёта, сверки с военкоматом, уведомления о приёме и увольнении военнообязанных.
В установленных случаях — бронирование граждан, пребывающих в запасе.
За нарушения порядка воинского учёта предусмотрена ответственность по КоАП РФ.

Автоматизация кадрового учёта: работа в 1С:ЗУП 8.3

Вести кадровое делопроизводство вручную удобно только при минимальной численности. С ростом штата кадровый учёт автоматизируют в специализированных программах — чаще всего в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (1С:ЗУП). Программа закрывает основные кадровые операции и связана с расчётом зарплаты и отчётностью.

В 1С:ЗУП 8.3 оформляют приём на работу (с формированием трудового договора и приказа по унифицированной или собственной форме), кадровые переводы, увольнения, ежегодные и иные отпуска, командировки. Программа ведёт штатное расписание, формирует табель учёта рабочего времени, график отпусков, личные карточки, печатные формы приказов. Кадровые документы связаны с расчётными: на основании табеля и приказов рассчитываются зарплата, отпускные и пособия.

Отдельное преимущество автоматизации — формирование отчётности. 1С:ЗУП помогает подготовить и выгрузить сведения о трудовой деятельности для ЕФС-1, проверить контрольные соотношения и передать отчётность в СФР. Это снижает риск пропустить срок подачи сведений или ошибиться в реквизитах. При этом программа не снимает с работодателя ответственности за корректность исходных данных и соблюдение трудового законодательства — настройки и введённые сведения нужно контролировать.

Помимо 1С:ЗУП, кадровый учёт ведут в других зарплатных и HR-системах, а также в сервисах электронного кадрового документооборота (КЭДО). КЭДО позволяет подписывать кадровые документы электронной подписью в соответствии с законом №63-ФЗ «Об электронной подписи» и нормами ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

1С:ЗУП 8.3 оформляет приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки.
Программа ведёт штатное расписание, табель, график отпусков, личные карточки, печатные формы приказов.
Кадровые документы связаны с расчётом зарплаты, отпускных и пособий.
1С:ЗУП помогает сформировать и выгрузить ЕФС-1 для передачи в СФР.
Электронный кадровый документооборот (КЭДО) работает по закону №63-ФЗ и ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Ответственность и штрафы за нарушения кадрового учёта

За отсутствие или неправильное ведение кадровых документов работодатель несёт административную ответственность. Нарушение трудового законодательства, в том числе порядка оформления трудовых отношений и ведения кадровых документов, квалифицируется по ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа зависит от того, кто привлечён к ответственности — должностное лицо, индивидуальный предприниматель или организация, — и от конкретного состава нарушения; в ряде случаев возможно предупреждение. Точные суммы и составы сверяйте с действующей редакцией КоАП РФ.

Отдельный блок ответственности связан с персональными данными работников. Нарушение порядка обработки и защиты персональных данных квалифицируется по ст. 13.11 КоАП РФ и также влечёт штрафы, размер которых зависит от состава нарушения и субъекта. Учитывая, что обработка ПДн сотрудников — массовая операция, работодателю важно иметь положение о защите персональных данных, согласия и назначенного ответственного.

Помимо штрафов, нарушения кадрового учёта создают практические риски: споры с работниками по условиям труда и расчётам, сложности при подтверждении стажа, проблемы при проверках трудовой инспекции и СФР, доначисления при неверном оформлении. Поэтому кадровое делопроизводство выгоднее выстроить корректно с самого начала, чем исправлять ошибки постфактум. Конкретные меры ответственности и сроки давности всегда сверяйте с действующей редакцией КоАП РФ и ТК РФ.

Нарушение трудового законодательства и порядка ведения кадровых документов — ст. 5.27 КоАП РФ.
Размер штрафа зависит от субъекта (должностное лицо, ИП, организация) и состава; возможно предупреждение.
Нарушение обработки персональных данных работников — ст. 13.11 КоАП РФ.
Точные суммы штрафов сверяйте с действующей редакцией КоАП РФ.
Кроме штрафов, ошибки создают риски трудовых споров и проблем при проверках.

Изменения 2026 года и на что обратить внимание

Кадровое делопроизводство — живая область: формы отчётности, порядок ведения электронных трудовых книжек и требования к документам периодически меняются. Планируя работу на 2026 год, кадровику стоит проверить несколько направлений.

Первое — актуальная форма и порядок заполнения ЕФС-1, в том числе подраздела о сведениях о трудовой деятельности и подраздела о стаже. Формы и контрольные соотношения утверждает СФР; перед сдачей отчётности сверяйте действующую редакцию. Второе — правила ведения электронных трудовых книжек и кадрового электронного документооборота (КЭДО): порядок применения электронной подписи и перечень документов, которые можно вести электронно. Третье — федеральный МРОТ на 2026 год: от него зависят минимальные оклады при полной занятости, поэтому штатное расписание и трудовые договоры нужно сверить с действующим размером МРОТ.

Также стоит учитывать изменения в порядке трудовых проверок и контрольной деятельности, требования к воинскому учёту и к обработке персональных данных (включая порядок уведомлений Роскомнадзора). Поскольку конкретные нормы и сроки обновляются, перед применением сверяйте их с действующей редакцией ТК РФ, КоАП РФ и нормативными актами СФР и Роскомнадзора. Общий принцип неизменен: работодатель обязан вести кадровый учёт, оформлять трудовые отношения документально и своевременно сдавать кадровую отчётность.

Проверьте актуальную форму и контрольные соотношения ЕФС-1 (подразделы о трудовой деятельности и стаже).
Уточните правила ведения ЭТК и кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Сверьте оклады и штатное расписание с федеральным МРОТ на 2026 год.
Учтите изменения в порядке трудовых проверок и контрольной деятельности.
Проверьте требования к воинскому учёту и обработке персональных данных, включая уведомления Роскомнадзора.
Перед применением норм сверяйтесь с действующей редакцией ТК РФ, КоАП РФ и актами СФР.

Частые вопросы

Что такое кадровый учёт простыми словами?

Кадровый учёт (кадровое делопроизводство, КДП) — это оформление и ведение документов по трудовым отношениям: трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, табели рабочего времени, график отпусков, штатное расписание и локальные нормативные акты. Вести кадровый учёт обязан каждый работодатель с первого нанятого сотрудника.

Кто ведёт кадровый учёт в организации?

Закон не требует создавать отдельный отдел кадров — важно обеспечить ведение учёта. В крупных компаниях этим занимается отдел кадров и кадровик, в средних — специалист по кадровому делопроизводству или бухгалтер, в малом бизнесе и у ИП — руководитель или бухгалтер лично. Кадровое делопроизводство можно передать на аутсорсинг, но ответственность перед проверяющими несёт работодатель.

Какие кадровые документы обязательны?

Обязательны трудовой договор с каждым сотрудником, трудовая книжка или электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК), табель учёта рабочего времени, график отпусков и правила внутреннего трудового распорядка. Приказы по личному составу (приём Т-1, перевод Т-5, увольнение Т-8, отпуск Т-6) оформляют кадровые события; их можно составлять по унифицированным формам Госкомстата или по собственным формам. Штатное расписание (Т-3) прямо не названо обязательным, но фактически необходимо.

Какие локальные нормативные акты (ЛНА) нужны работодателю?

Для всех работодателей обязательны правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), положение об оплате труда и премировании (если система оплаты не описана полностью в договорах), положение о защите персональных данных работников и инструкции по охране труда. Положение о командировках нужно при наличии командировок, график сменности — при сменной работе, положение о дистанционной работе — при удалённых сотрудниках. С ЛНА работников знакомят под подпись.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (ст. 66.1 ТК РФ). С 2020 года работник выбирает: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронные сведения. С 2023 года сведения подаются по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1); до этого использовалась форма СЗВ-ТД. Работнику с ЭТК выдают сведения по форме СТД-Р при увольнении и по запросу.

Нужно ли организации вести воинский учёт?

Да, воинский учёт работников — обязанность работодателя (закон №53-ФЗ, Постановление Правительства РФ №719 от 27.11.2006). Кадровик проверяет документы воинского учёта при приёме, ведёт карточки воинского учёта, проводит сверки с военкоматом, направляет уведомления о приёме и увольнении военнообязанных, а в установленных случаях ведёт бронирование. За нарушения порядка воинского учёта предусмотрена ответственность по КоАП РФ.

Какая программа подходит для кадрового учёта?

Чаще всего кадровый учёт ведут в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (1С:ЗУП). Программа оформляет приём, перевод, увольнение, отпуска и командировки, ведёт штатное расписание, табель и график отпусков, формирует печатные формы приказов и помогает подготовить ЕФС-1 для СФР. Также используют другие зарплатные и HR-системы и сервисы электронного кадрового документооборота (КЭДО).

Что будет, если не вести кадровый учёт?

Отсутствие или неправильное ведение кадровых документов — нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ; нарушения обработки персональных данных — по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа зависит от субъекта (должностное лицо, ИП, организация) и состава нарушения. Кроме штрафов, ошибки ведут к трудовым спорам, проблемам при подтверждении стажа и сложностям при проверках. Точные суммы сверяйте с действующей редакцией КоАП РФ.

Как организовать кадровый учёт с нуля?

Последовательно: сначала утвердите обязательные локальные нормативные акты (ПВТР, положение об оплате, положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда), затем составьте штатное расписание. Далее заключайте трудовые договоры, издавайте приказы по личному составу, ведите трудовые книжки и ЭТК, табели и график отпусков. После этого настройте кадровую отчётность (ЕФС-1 в СФР), воинский учёт и защиту персональных данных, обеспечьте хранение документов.

Какая отчётность по кадрам сдаётся в 2026 году?

Основная кадровая отчётность — сведения о трудовой деятельности и стаже в составе единой формы ЕФС-1, которую подают в Социальный фонд России. Сведения о приёме и увольнении направляют не позднее рабочего дня, следующего за приказом; по другим кадровым событиям действует ежемесячный срок. В отдельных случаях подают уведомления о приёме и увольнении. Актуальную форму и контрольные соотношения ЕФС-1 сверяйте с действующими актами СФР.

Что изменилось в кадровом учёте в 2026 году?

Стоит проверить актуальную форму и порядок заполнения ЕФС-1, правила ведения электронных трудовых книжек и кадрового электронного документооборота, федеральный МРОТ на 2026 год (от него зависят минимальные оклады), а также требования к воинскому учёту и обработке персональных данных. Конкретные нормы и сроки обновляются, поэтому перед применением сверяйте их с действующей редакцией ТК РФ, КоАП РФ и актами СФР и Роскомнадзора.

Можно ли передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?

Да, кадровый учёт можно передать специализированной компании или приходящему кадровику — это удобно малому и среднему бизнесу, которому невыгодно держать отдельного специалиста. При этом ответственность за правильность ведения учёта перед трудовой инспекцией и СФР остаётся на работодателе, поэтому работу аутсорсера нужно контролировать: проверять документы, сроки сдачи ЕФС-1 и корректность оформления кадровых событий.

Официальные источники

Источники

Дата проверки источников: 2026-09-14.

Об этом материале

Материал подготовлен редакцией БухПоиск. Факты проверены по официальным источникам — Налоговый кодекс РФ, разъяснения ФНС России, КонсультантПлюс. Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию бухгалтера.

Актуально на 2026-07-21. При изменениях законодательства мы обновляем материал; точные суммы и сроки сверяйте по первоисточникам или с бухгалтером.

Нужна помощь бухгалтера?

Опишите задачу — регулярная работа, разовый вопрос или прошлые периоды. Условия обсуждают после уточнения вводных.

Описать задачу