Расчёт зарплаты в 2026 году: как считать, какие удержания и когда платить

Из чего складывается зарплата

По Трудовому кодексу заработная плата — это вознаграждение за труд, которое складывается из трёх частей: оклада (или тарифной ставки), компенсационных и стимулирующих выплат. Оклад — фиксированный размер за месяц при полной отработке нормы рабочего времени. Тарифная ставка применяется там, где оплата идёт за количество отработанного времени или за выработку.

Компенсационные выплаты возмещают работнику особые условия труда: работу во вредных или опасных условиях, в ночное время, в выходные и праздники, в особых климатических зонах, совмещение профессий, сверхурочную работу. Стимулирующие выплаты поощряют за результаты: премии, надбавки за стаж, квалификацию, качество работы, выполнение плана.

Важно различать начисленную зарплату (gross, «грязными») и сумму к выплате (net, «на руки»). Начисленная зарплата — всё, что работодатель начислил работнику по трудовому договору. Из неё удерживают НДФЛ и другие удержания, и только остаток работник получает фактически. Ниже — из каких элементов складывается зарплата.

Базовая формула расчёта зарплаты

Расчёт зарплаты за месяц начинается с начисления за фактически отработанное время. Если сотрудник отработал месяц полностью, ему начисляют полный оклад. Если часть дней пропущена — отпуск, больничный, отпуск за свой счёт, прогул, — оклад считают пропорционально отработанным дням.

Формула для окладной системы: зарплата за месяц = оклад / количество рабочих дней в месяце × количество фактически отработанных дней. К полученной сумме добавляют компенсационные и стимулирующие выплаты, если они положены. Затем из начисленной суммы удерживают НДФЛ и иные удержания — остаток выплачивают работнику.

Отдельно работодатель начисляет страховые взносы сверх зарплаты. Это не удержание из работника, а расход самого работодателя: взносы платятся из его средств и увеличивают фактическую стоимость рабочего места. Поэтому при планировании фонда оплаты труда нужно учитывать не только оклад, но и взносы сверху.

• Шаг 1. Определить оклад (тарифную ставку) и отработанное время.
• Шаг 2. Начислить зарплату пропорционально отработанным дням.
• Шаг 3. Добавить компенсационные и стимулирующие выплаты.
• Шаг 4. Удержать НДФЛ и другие удержания — получить сумму к выплате.
• Шаг 5. Начислить страховые взносы сверх зарплаты (расход работодателя).

Числовой пример: расчёт зарплаты за месяц

Разберём расчёт на конкретном примере. Оклад сотрудника — 50 000 ₽ в месяц. В расчётном месяце он отработал все рабочие дни по графику, вычеты по НДФЛ не применяются, районных коэффициентов и премий нет.

Начисленная зарплата — 50 000 ₽. НДФЛ по ставке 13%: 50 000 × 13% = 6 500 ₽. Сумма к выплате на руки: 50 000 − 6 500 = 43 500 ₽. Страховые взносы по общему тарифу 30% работодатель начисляет сверх зарплаты: 50 000 × 30% = 15 000 ₽. Итого фактические расходы работодателя на этого сотрудника за месяц: 50 000 + 15 000 = 65 000 ₽ (без учёта взносов на травматизм).

Если оклад выше, логика та же. Для оклада 80 000 ₽: НДФЛ 80 000 × 13% = 10 400 ₽, к выплате 80 000 − 10 400 = 69 600 ₽, взносы 30% = 24 000 ₽, общая нагрузка на работодателя 80 000 + 24 000 = 104 000 ₽.

• Оклад 50 000 ₽ — начислено за полностью отработанный месяц.
• НДФЛ 13%: 50 000 × 13% = 6 500 ₽.
• К выплате на руки: 50 000 − 6 500 = 43 500 ₽.
• Страховые взносы 30% (сверх зарплаты): 50 000 × 30% = 15 000 ₽.
• Расходы работодателя за месяц: 50 000 + 15 000 = 65 000 ₽.

МРОТ: минимальный размер зарплаты

Зарплата работника, который полностью отработал месячную норму времени и выполнил свои обязанности, не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). Это требование Трудового кодекса. Сравнивать с МРОТ нужно начисленную зарплату до вычета НДФЛ, а не сумму на руки.

Действует федеральный МРОТ, а регионы вправе устанавливать свой региональный МРОТ — но не ниже федерального. Если в регионе установлен повышенный МРОТ и работодатель не отказался от присоединения к региональному соглашению, ориентироваться нужно на региональный минимум. Точное значение федерального МРОТ на 2026 год проверьте по актуальной редакции закона — здесь приведены только правила применения, а не конкретная сумма.

Если начисленная зарплата за полный месяц оказалась ниже МРОТ, работодатель обязан доплатить до минимума. В зарплату для сравнения с МРОТ включают оклад и постоянные надбавки, но не включают, например, оплату сверхурочных и работу в выходные сверх нормы — такие выплаты начисляются поверх минимума. Районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в особых климатических условиях также начисляются сверх МРОТ.

• МРОТ — минимальная зарплата за полностью отработанный месяц.
• Сравнивают начисленную сумму до вычета НДФЛ.
• Региональный МРОТ не может быть ниже федерального.
• Точное значение федерального МРОТ на 2026 год проверьте по действующей редакции закона.

НДФЛ: ставки и прогрессивная шкала

НДФЛ — налог на доходы физических лиц. Его удерживают из зарплаты работника, а не платят сверху: работодатель выступает налоговым агентом — исчисляет, удерживает и перечисляет налог в бюджет. Базовая ставка НДФЛ — 13%. С 2025 года действует прогрессивная шкала: ставка растёт по мере увеличения годового дохода и составляет 13, 15, 18, 20 или 22% в зависимости от суммы дохода за год.

Повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к сумме превышения над порогом. Пока годовой доход работника ниже первого порога, со всей суммы удерживают 13%; как только доход с начала года превысил порог, с суммы превышения налог считают по повышенной ставке. Работодатель отслеживает доход нарастающим итогом с начала года и пересчитывает налог в месяце превышения.

Пороги и ставки прогрессивной шкалы приведены в таблице. Они установлены с 2025 года и применяются к совокупному годовому доходу; перед расчётом проверьте актуальные значения порогов на 2026 год, чтобы учесть возможные изменения.

НДФЛ считают с начисленной зарплаты после применения вычетов. Работнику могут быть положены стандартные вычеты (например, на детей), социальные (обучение, лечение, спорт) и имущественные (покупка жилья). Вычеты уменьшают налогооблагаемую базу, и налог удерживают с меньшей суммы. Конкретные размеры и условия вычетов проверьте по действующей редакции НК РФ.

Страховые взносы: тарифы и кто платит

Страховые взносы — это платежи на обязательное страхование работника: пенсионное, медицинское и социальное. В отличие от НДФЛ, взносы не удерживаются из зарплаты работника — их платит работодатель сверх начисленной зарплаты, из собственных средств. Поэтому взносы увеличивают расходы работодателя, но не уменьшают сумму, которую работник получает на руки.

По общему тарифу совокупная ставка взносов — около 30% в пределах единой предельной базы для исчисления страховых взносов. Свыше предельной базы применяется ставка 15,1%. Точное значение единой предельной базы на 2026 год проверьте по актуальному постановлению Правительства — здесь приведены тарифы, а не конкретная сумма базы.

Отдельно начисляются взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (травматизм). Их тариф зависит от класса профессионального риска вида деятельности и составляет от 0,2 до 8,5%. Эти взносы платят в Социальный фонд России (СФР).

Для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) действует пониженный тариф: с части выплат работнику в пределах МРОТ взносы считают по общему тарифу, а с части выплат выше МРОТ — по ставке 15%. Механизм такой: взносы = (часть зарплаты до МРОТ × общий тариф) + (часть зарплаты выше МРОТ × 15%). Это снижает нагрузку на малый бизнес.

Удержания из зарплаты и их лимиты

Удержания — суммы, которые работодатель вычитает из начисленной зарплаты работника. Удержания бывают обязательными и по инициативе работника. К обязательным относятся НДФЛ и удержания по исполнительным документам — например, алименты, возмещение вреда, штрафы. По инициативе работника удержания возможны только на основании его письменного заявления — например, профсоюзные взносы, добровольное страхование, погашение кредита.

Закон ограничивает размер удержаний. По общему правилу при каждой выплате можно удержать не более 20% суммы. В случаях, предусмотренных федеральным законом, лимит повышается до 50%. А при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда здоровью, возмещении вреда в связи со смертью кормильца и возмещении ущерба от преступления удержания могут достигать 70%.

Важно: лимит удержаний считают от суммы, оставшейся после вычета НДФЛ. Алименты, как правило, удерживают именно с зарплаты за минусом НДФЛ. Размер алиментов по общему правилу: на одного ребёнка — 25%, на двух детей — 33%, на трёх и более — 50% дохода; в отдельных случаях (например, при задолженности) удержание на содержание несовершеннолетних детей может доходить до 70%.

Пример. Оклад 50 000 ₽, НДФЛ 13% = 6 500 ₽, после налога 43 500 ₽. По исполнительному листу удерживают алименты 25%: 43 500 × 25% = 10 875 ₽. К выплате работнику: 43 500 − 10 875 = 32 625 ₽. Если бы применялся максимальный лимит 70%, удержать можно было бы не более 43 500 × 70% = 30 450 ₽.

• НДФЛ — обязательное удержание, удерживает работодатель как налоговый агент.
• По исполнительным документам — алименты и другие взыскания.
• По инициативе работника — только по письменному заявлению.
• Общий лимит удержаний — 20%, в отдельных случаях до 50%, максимум — 70%.
• Лимит считают от суммы после вычета НДФЛ.

Сроки выплаты зарплаты: аванс и расчёт

Зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца — то есть минимум двумя частями: аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт за месяц. Разрыв между выплатами не должен превышать 15 дней. Конкретные даты выплаты работодатель устанавливает правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором.

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, то есть за фактически отработанное время с 1-го по 15-е число. Окончательный расчёт — за вторую половину месяца. НДФЛ удерживают при каждой фактической выплате дохода, поэтому налог считают и с аванса, и с расчёта. Если установленный день выплаты совпал с выходным или праздником, зарплату выплачивают накануне.

За задержку выплаты работодатель несёт ответственность: он обязан выплатить работнику денежную компенсацию за каждый день задержки — не ниже 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ от не выплаченной в срок суммы, — а также может быть привлечён к административной, а в отдельных случаях и к уголовной ответственности. Точные размеры и порядок проверьте по действующей редакции ТК РФ.

• Выплата не реже чем каждые полмесяца — аванс и окончательный расчёт.
• Между выплатами — не более 15 дней.
• Конкретные даты — в правилах внутреннего распорядка или договоре.
• НДФЛ удерживают при каждой выплате.
• Если день выплаты — выходной, платят накануне.
• За задержку — компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день.

Расчётный листок: что выдавать работнику

При каждой выплате зарплаты работодатель обязан выдать работнику расчётный листок. Это документ, в котором расшифровано, что именно начислено и удержано. Расчётный листок выдают обязательно — и при авансе, и при окончательном расчёте, а также при выплате отпускных, больничных и окончательного расчёта при увольнении.

В расчётном листке указывают составные части зарплаты: оклад, надбавки, премии и другие начисления; размеры удержаний с указанием оснований (НДФЛ, алименты и прочее); суммы, выплаченные работнику, и общую сумму к выплате. Форма расчётного листка утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа работников.

Расчётный листок можно выдать на бумаге или в электронном виде, если такой порядок закреплён локальным актом. Невыдача расчётного листка — нарушение трудового законодательства, за которое возможен штраф, поэтому порядок выдачи лучше зафиксировать документально.

• Выдаётся при каждой выплате зарплаты — обязательно.
• Содержит начисления, удержания с основаниями и сумму к выплате.
• Форму утверждает работодатель.
• Допустим бумажный или электронный вид по локальному акту.

Отпускные: расчёт по среднему заработку

Отпускные рассчитывают исходя из среднего заработка работника за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Для расчёта используют средний дневной заработок. Формула при полностью отработанном расчётном периоде: средний дневной заработок = сумма выплат за 12 месяцев / (12 × 29,3), где 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Сумма отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска. Из отпускных удерживают НДФЛ. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

Если расчётный период отработан не полностью — были больничные, отпуска, командировки, — средний дневной заработок считают с учётом фактически отработанного времени и начисленных сумм, исключая периоды и выплаты, не относящиеся к расчёту. Пример для полностью отработанного года приведён ниже.

Пример. За 12 месяцев работнику начислено 600 000 ₽ (по 50 000 ₽ в месяц), период отработан полностью. Средний дневной заработок: 600 000 / (12 × 29,3) = 600 000 / 351,6 ≈ 1 706,48 ₽. Отпуск 28 календарных дней: 1 706,48 × 28 ≈ 47 781,44 ₽. НДФЛ 13%: 47 781,44 × 13% ≈ 6 211,59 ₽. К выплате: 47 781,44 − 6 211,59 ≈ 41 569,85 ₽.

• Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев / (12 × 29,3).
• Отпускные = средний дневной заработок × дни отпуска.
• Выплата — не позднее чем за 3 календарных дня до отпуска.
• С отпускных удерживают НДФЛ.

Больничные: пособие по временной нетрудоспособности

Пособие по временной нетрудоспособности (больничный) зависит от страхового стажа работника и его среднего заработка. Размер пособия в процентах от среднего заработка: при стаже до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100% среднего заработка. Средний заработок для больничного считают за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности.

Средний дневной заработок для больничного = сумма выплат за два предшествующих года / 730. При этом действует лимит: в расчёт берут выплаты в пределах предельной базы для страховых взносов за каждый из двух лет. Точные значения предельной базы за соответствующие годы проверьте — от них зависит максимальный размер дневного пособия.

Распределение оплаты: первые 3 дня нетрудоспособности оплачивает работодатель из своих средств, начиная с 4-го дня пособие выплачивает Социальный фонд России (СФР). Пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами. НДФЛ удерживается с части пособия, которую платит работодатель (первые 3 дня); часть пособия от СФР НДФЛ, как правило, не облагается — порядок уточните по действующим правилам.

Пример. Страховой стаж 6 лет — пособие 80% среднего заработка. Выплаты за два предшествующих года в пределах базы — 1 200 000 ₽. Средний дневной заработок: 1 200 000 / 730 ≈ 1 643,84 ₽. Дневное пособие с учётом стажа: 1 643,84 × 80% ≈ 1 315,07 ₽. Больничный 10 дней: 1 315,07 × 10 = 13 150,70 ₽. Из них первые 3 дня платит работодатель: 1 315,07 × 3 = 3 945,21 ₽; остальные 7 дней — СФР: 1 315,07 × 7 = 9 205,49 ₽.

Зарплатная отчётность работодателя

Работодатель, который выплачивает зарплату и другие доходы физлицам, сдаёт зарплатную отчётность. Основные формы: расчёт по страховым взносам (РСВ), расчёт 6-НДФЛ и персонифицированные сведения о физических лицах. Сроки и порядок сдачи проверьте по действующей редакции НК РФ — ниже приведены общие правила.

Расчёт по страховым взносам (РСВ) сдают в налоговую ежеквартально, нарастающим итогом с начала года. Расчёт 6-НДФЛ также сдают ежеквартально, а по итогам года — годовой расчёт 6-НДФЛ со справками о доходах физлиц. Персонифицированные сведения о физических лицах сдают ежемесячно.

Помимо налоговой отчётности, есть отчётность в Социальный фонд России (СФР) — например, сведения о трудовой деятельности и другие формы. Состав и сроки зависят от того, есть ли у работодателя работники и какие события произошли: приём, увольнение, больничный. Актуальный перечень форм и сроков проверьте перед сдачей.

Частые вопросы

Читайте также

• Зарплата и кадры для ИП: как оформить сотрудника, рассчитать зарплату и сдать отчёты
• Какие налоги платит ИП в 2026 году: фиксированные взносы, налог по режиму и НДФЛ
• Страховые взносы ИП в 2026 году: сумма, 1% и сроки
• Отчётность ИП в 2026 году: что сдавать, когда и как не пропустить сроки
• Нулевой РСВ и 6-НДФЛ в 2026 году: что проверить компании с директором