Нулевой РСВ и 6-НДФЛ в 2026 году: когда сдавать и что проверить

Что такое РСВ и 6-НДФЛ

РСВ — расчёт по страховым взносам. Это отчёт, в котором страхователь показывает начисленные выплаты физлицам и рассчитанные с них страховые взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. Форма регулируется нормами Налогового кодекса РФ о страховых взносах и администрируется налоговыми органами.

6-НДФЛ — расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. В этой форме работодатель или иной налоговый агент отражает доходы, выплаченные физлицам, исчисленный и удержанный с них НДФЛ. Форма относится к отчётности налоговых агентов по главе 23 НК РФ.

Обе формы относятся к зарплатной отчётности. Их сдают организации и индивидуальные предприниматели, которые выступают работодателями или налоговыми агентами, то есть начисляют и выплачивают доход физическим лицам. Ключевое условие появления обязанности по этим формам — наличие выплат и вознаграждений физлицам, а не сам факт регистрации компании или ИП.

РСВ и 6-НДФЛ связаны, но не тождественны. РСВ отражает взносы с выплат, а 6-НДФЛ — удержанный налог с доходов. У них разные сроки сдачи и разные основания, по которым форма может считаться нулевой или не подаваться вовсе. Поэтому ситуацию по каждой форме нужно оценивать отдельно.

• РСВ — расчёт по страховым взносам, отражает выплаты и начисленные взносы.
• 6-НДФЛ — расчёт исчисленного и удержанного налоговым агентом НДФЛ.
• Обе формы сдают работодатели и налоговые агенты при наличии выплат физлицам.
• Обязанность по формам привязана к выплатам, а не к факту регистрации.

РСВ и 6-НДФЛ: сроки сдачи

РСВ сдают ежеквартально — за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Срок представления — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным (расчётным) периодом. Если 25-е число приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день по общим правилам исчисления сроков.

6-НДФЛ сдают за I квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. За год расчёт представляют в срок не позднее 25 февраля следующего года. Годовая форма отличается по сроку от промежуточных, это важно не перепутать.

Ниже — сводная таблица по периодам и срокам. Конкретные даты на текущий год удобно сверять с производственным календарём и налоговым календарём ФНС, потому что переносы из-за выходных меняются каждый год.

Отчётный период у обеих форм совпадает по промежуточным рубежам — I квартал, полугодие и 9 месяцев, — но годовая отчётность различается. РСВ за год сдают в тот же срок, что и промежуточные расчёты, а годовая 6-НДФЛ имеет собственный срок — 25 февраля. Из-за этого календарь сдачи по двум формам в конце года расходится, и это частая причина просрочек.

Когда отчётность считается нулевой

Отчётность называют нулевой, когда в отчётном периоде не было выплат и вознаграждений физическим лицам. Это означает, что нет начислений в пользу работников и иных физлиц, нет удержанного НДФЛ и нет базы для расчёта страховых взносов. В формах в таком случае заполняют титульный лист и обязательные разделы с нулевыми показателями.

Важно различать два понятия: «нет деятельности» и «нет выплат физлицам». Для зарплатной отчётности значение имеет именно второе. Компания может вести хозяйственную деятельность, оплачивать аренду и услуги контрагентов-организаций, но если выплат физлицам не было, зарплатные формы будут нулевыми или могут не подаваться — в зависимости от формы и статуса.

По 6-НДФЛ действует логика налогового агента: если в периоде не было доходов, выплаченных физлицам, и удержанного налога, представлять нулевой расчёт, как правило, не требуется. Позиция ФНС состояла в том, что при отсутствии выплат физлицам нулевой 6-НДФЛ не подаётся.

По РСВ подход иной и требует отдельной проверки. Отсутствие выплат само по себе не всегда снимает обязанность представить расчёт, особенно у организаций с руководителем, состоящим в трудовых отношениях. Поэтому нулевой статус по каждой форме нужно подтверждать отдельно, а не переносить вывод с одной формы на другую.

• Нулевая отчётность — когда в периоде не было выплат и вознаграждений физлицам.
• Нет начислений, нет удержанного НДФЛ, нет базы для взносов.
• Для форм важно отсутствие выплат физлицам, а не отсутствие деятельности в целом.
• По 6-НДФЛ при отсутствии выплат нулевой расчёт обычно не подаётся.
• По РСВ отсутствие выплат не всегда снимает обязанность — нужна отдельная проверка.

Нюанс: ООО с единственным учредителем-директором

Отдельный и спорный случай — общество с ограниченной ответственностью, где единственный учредитель одновременно выполняет функции директора. На практике распространена ситуация, когда директору не начисляется зарплата и трудовой договор не оформлен, а деятельность фактически не ведётся.

Вопрос о том, нужно ли в таком случае сдавать нулевые РСВ и 6-НДФЛ, не имеет однозначного ответа. Позиции налоговых органов и судов различаются. По страховым взносам ФНС в ряде разъяснений указывала, что при наличии трудовых отношений с руководителем база для взносов может определяться исходя из минимального размера оплаты труда, даже если фактических выплат в периоде не было. Это означает, что нулевой РСВ в такой ситуации может быть признан некорректным.

По 6-НДФЛ для такой компании, если директору не начислялся и не выплачивался доход, обычно действует общее правило: при отсутствии выплат физлицам нулевой расчёт не подаётся. Но это не снимает вопросов по страховым взносам и кадровым документам.

Из-за расхождения позиций безопасный подход — не принимать решение автоматически. Нужно проверить статус директора, наличие или отсутствие трудового договора, начислений и выплат, а затем свериться с актуальной позицией ФНС и судебной практикой. Часто рекомендуют сдавать нулевые формы, чтобы избежать вопросов инспекции и штрафов за непредставление, но в ряде случаев корректнее начислять взносы с МРОТ. Конкретный выбор зависит от обстоятельств компании.

• Случай спорный: позиции ФНС и судов различаются.
• По взносам при трудовых отношениях с директором база может считаться от МРОТ даже без выплат.
• По 6-НДФЛ при отсутствии выплат директору нулевой расчёт обычно не подаётся.
• Решение нельзя принимать автоматически — сверяйтесь с актуальной позицией ФНС.
• Часто рекомендуют сдавать нулевые формы, но иногда корректнее начислять взносы с МРОТ.

ИП без сотрудников: сдаёт ли РСВ и 6-НДФЛ

Индивидуальный предприниматель, который не является работодателем и не производит выплат физическим лицам, РСВ и 6-НДФЛ не сдаёт. Обязанность по этим формам возникает у ИП только тогда, когда он нанимает работников или заключает договоры с физлицами и выплачивает им доход, то есть становится страхователем и налоговым агентом.

Важно не путать две разные обязанности. ИП без сотрудников платит страховые взносы за себя — это фиксированные и дополнительные взносы на собственное страхование, которые отражаются в другом порядке и не связаны с РСВ по работникам. Отсутствие сотрудников означает отсутствие зарплатной отчётности, но не освобождает ИП от взносов за себя.

Если в течение года у ИП появляется хотя бы один работник или исполнитель-физлицо, с этого момента возникает обязанность сдавать РСВ и 6-НДФЛ в общем порядке. И наоборот, если единственный сотрудник уволился и новых выплат физлицам нет, нужно отдельно оценить, сохраняется ли обязанность по формам в последующих периодах.

• ИП без сотрудников и выплат физлицам РСВ и 6-НДФЛ не сдаёт.
• Взносы ИП за себя — отдельная обязанность, не связанная с РСВ по работникам.
• Появление работника или исполнителя-физлица создаёт обязанность по формам.
• После увольнения единственного сотрудника обязанность оценивают отдельно.

Что проверить перед сдачей нулевых форм

Перед отправкой нулевых РСВ и 6-НДФЛ важно убедиться, что показатели действительно нулевые и форма заполнена корректно. Ошибка на этом этапе приводит либо к штрафу за непредставление, либо к требованиям инспекции из-за неверных данных.

Проверку удобно вести по чек-листу. Сначала подтверждают факт отсутствия выплат и движений, затем проверяют состав и заполнение формы, после этого — контрольные соотношения и сроки. Такой порядок снижает риск пропустить начисление или отправить форму с нарушением срока.

• Действительно ли не было выплат и вознаграждений физлицам в периоде.
• Нет ли начислений, удержанного НДФЛ и базы для страховых взносов.
• Не было ли движений по расчётному счёту, связанных с оплатой физлицам.
• Корректно ли заполнен титульный лист: реквизиты, период, код налогового органа.
• Заполнены ли обязательные разделы с нулевыми показателями.
• Соблюдены ли контрольные соотношения между разделами формы.
• Совпадают ли данные РСВ и 6-НДФЛ там, где они должны соотноситься.
• Не пропущен ли срок сдачи с учётом переносов из-за выходных.

Штрафы за несдачу нулевых форм

Даже при нулевых суммах за непредставление отчётности предусмотрены меры ответственности. Для РСВ установлен штраф за непредставление расчёта в срок; при нулевых суммах он, как правило, составляет не менее минимального размера. Точные размеры и условия применения нужно сверять с действующей редакцией Налогового кодекса РФ.

За несдачу 6-НДФЛ также предусмотрен штраф за непредставление расчёта в установленный срок. Помимо этого, за непредставление РСВ в течение установленного срока возможна приостановка операций по счетам в банке. Это одна из самых болезненных мер, потому что блокировка счёта останавливает расчёты компании.

Поскольку конкретные суммы штрафов и условия блокировки зависят от норм НК РФ и обстоятельств, в таблице ниже приведены меры общо. Перед применением и при споре с инспекцией размеры и основания сверяют с актуальной редакцией кодекса.

ЕФС-1: не путать с РСВ и 6-НДФЛ

ЕФС-1 — форма персонифицированного учёта, которую представляют в Социальный фонд России (СФР). Она объединила прежние формы сведений о трудовой деятельности и страховом стаже и содержит несколько разделов и подразделов с разными сроками и основаниями для представления.

ЕФС-1 не относится к зарплатной отчётности в налоговую и не заменяет РСВ или 6-НДФЛ. У неё свой администратор — Социальный фонд, свои правила и свои сроки. При отсутствии кадровых событий и выплат действуют особые правила: нулевые подразделы ЕФС-1 сдаются не всегда, а некоторые разделы подают только при наступлении конкретных кадровых событий, например приёма или увольнения.

Поэтому при оценке нулевой отчётности важно не смешивать три разных контура: РСВ и 6-НДФЛ в налоговую и ЕФС-1 в Социальный фонд. По каждому из них обязанность и состав форм проверяют отдельно.

• ЕФС-1 — форма персонифицированного учёта, подаётся в Социальный фонд России.
• Не заменяет и не отменяет РСВ и 6-НДФЛ в налоговую.
• Нулевые подразделы ЕФС-1 сдаются не всегда.
• Часть разделов подают только при кадровых событиях: приём, увольнение и др.
• Обязанность по ЕФС-1 проверяют отдельно от РСВ и 6-НДФЛ.

Как сдать нулевые РСВ и 6-НДФЛ

Нулевые формы заполняют по тем же правилам, что и обычные, но с нулевыми показателями в расчётных разделах. Обязательно заполняют титульный лист с корректными реквизитами, кодом отчётного периода и кодом налогового органа, а также обязательные разделы, предусмотренные составом формы.

Способ представления зависит от численности и статуса. В общем случае организации и ИП с работниками сдают расчёты в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Для нулевых форм порядок представления тот же, что установлен для соответствующей формы.

Перед отправкой форму проверяют на контрольные соотношения и отсутствие арифметических и логических ошибок. После отправки дожидаются квитанции о приёме и подтверждения, что расчёт принят инспекцией. Квитанцию и подтверждение стоит сохранить как доказательство своевременного представления.

• Заполняют титульный лист и обязательные разделы с нулевыми показателями.
• Проверяют коды периода и налогового органа.
• Сдают в электронном виде через оператора ЭДО в установленном порядке.
• Проверяют контрольные соотношения перед отправкой.
• Сохраняют квитанцию о приёме и подтверждение.

Практические советы

Даже при нулевых показателях главное — сдавать формы в срок и не пропускать отчётные периоды. Просрочка по РСВ опасна не только штрафом, но и возможной блокировкой счёта, которая парализует расчёты компании. Поэтому календарь сроков лучше вести заранее и учитывать переносы из-за выходных.

Ведите учёт сотрудников и выплат. Фиксируйте, были ли начисления и движения по счёту в пользу физлиц, сохраняйте кадровые документы по руководителю и работникам. Это позволяет быстро подтвердить нулевой статус формы и ответить на возможные вопросы инспекции.

Не переносите вывод с одной формы на другую и не принимайте решение автоматически по привычке. По каждой форме — РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 — обязанность оценивают отдельно. В спорных случаях, особенно у ООО с единственным директором-учредителем, сверяйтесь с актуальной позицией ФНС и при необходимости консультируйтесь с бухгалтером.

Если компания несколько периодов подряд жила без операций и сдавала нулевые формы, перед очередной отправкой полезно провести короткую диагностику: проверить, не было ли скрытых начислений или выплат, корректно ли выбран подход по взносам и не требуется ли корректировка за прошлые периоды. Такой разбор особенно полезен перед сменой бухгалтера, чтобы новый исполнитель увидел не только текущий квартал, но и логику прошлых решений.

• Сдавайте формы в срок, учитывая переносы из-за выходных.
• Ведите учёт сотрудников, начислений и выплат физлицам.
• Сохраняйте кадровые документы по директору и работникам.
• Оценивайте обязанность по каждой форме отдельно.
• В спорных случаях сверяйтесь с актуальной позицией ФНС и бухгалтером.

Вопросы и ответы

Что читать дальше