Краткий ответ
Кадровый учёт — оформление трудовых отношений и ведение кадровой документации: трудовые договоры, приказы, личные карточки, графики отпусков, локальные нормативные акты и зарплатная отчётность. Объём зависит от численности сотрудников и того, есть ли уже оформленные документы. До начала работы оценивают текущее состояние кадров и приводят его в порядок, а ответственность за кадровые документы несёт работодатель.
Что входит в кадровый учёт
Кадровый учёт охватывает оформление приёма, переводов и увольнения сотрудников, ведение трудовых книжек и личных карточек, учёт рабочего времени и отпусков, а также подготовку кадровой отчётности. Отдельно ведут локальные нормативные акты, которые обязательны для работодателя.
Объём работы зависит от численности сотрудников и состояния документов. У работодателя без оформленных локальных актов работа начинается с их подготовки, а не только с текущих приказов.
- трудовые договоры и дополнительные соглашения
- приказы по личному составу
- трудовые книжки и личные карточки
- график отпусков и табель учёта времени
- локальные нормативные акты
- кадровая и зарплатная отчётность
Локальные нормативные акты
Работодатель обязан иметь ряд локальных актов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных и другие документы в зависимости от специфики. Отсутствие нужных актов — частый пробел при проверке.
Перечень обязательных актов зависит от численности и условий работы. До начала ведения кадров полезно оценить, какие документы должны быть и каких не хватает.
| Документ | Зачем нужен |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Режим работы, порядок приёма и увольнения |
| Положение об оплате труда | Состав и порядок выплат |
| Положение о персональных данных | Обработка и защита данных сотрудников |
| График отпусков | Планирование отпусков на год |
Приём, перевод и увольнение
Каждое кадровое действие оформляют документами: трудовой договор, приказ, запись в трудовой книжке и личной карточке. Ошибки в датах или формулировках создают риск спора с сотрудником и претензий при проверке.
Особенно внимательно оформляют увольнение: соблюдают сроки, выдают обязательные документы и производят окончательный расчёт. Пропуск срока или неполный комплект документов — типичная причина нарушений.
Зарплата и отчётность за сотрудников
Кадровый учёт связан с расчётом зарплаты и зарплатной отчётностью. По сотрудникам рассчитывают выплаты, удержания и страховые взносы, а затем сдают расчёты и сведения в налоговую и фонд.
Если сотрудников нет, зарплатная отчётность обычно не возникает. Но при появлении первого сотрудника нужно настроить расчёт, сроки и отчётность заранее, чтобы не пропустить первый платёж.
- расчёт зарплаты и удержаний
- страховые взносы и сроки уплаты
- расчёт по страховым взносам (РСВ)
- 6-НДФЛ и сведения о доходах
- персонифицированные сведения в фонд
Как навести порядок в кадрах
Если кадровые документы велись нерегулярно или их часть отсутствует, начинают с аудита: проверяют наличие договоров, приказов, локальных актов и соответствие фактическим отношениям. По итогам составляют список пробелов и план их закрытия.
Восстановление кадров отличается от текущего ведения: сначала закрывают прошлые пробелы, затем настраивают регулярный порядок оформления новых событий.
| Этап | Что делают | Результат |
|---|---|---|
| Аудит | Проверяют наличие и корректность документов | Список пробелов |
| Восстановление | Готовят недостающие документы | Приведённые в порядок кадры |
| Ведение | Оформляют текущие события | Регулярный порядок |
Что передать для ведения кадров
Для постановки или ведения кадрового учёта нужны сведения о сотрудниках, действующие трудовые договоры, штатное расписание и информация о выплатах. Чем полнее исходные данные, тем быстрее можно оценить объём и привести документы в порядок.
Персональные данные сотрудников передают по защищённому каналу. Не отправляйте копии документов с персональными данными через публичную форму.
- список сотрудников и штатное расписание
- действующие трудовые договоры
- сведения о выплатах и удержаниях
- имеющиеся локальные акты
- контакт для уточнений
Когда кадровый учёт обязателен
Как только появляется первый сотрудник по трудовому договору, работодатель обязан оформить отношения и вести кадровые документы. Это требование действует независимо от размера бизнеса и режима налогообложения.
При работе с исполнителями по гражданско-правовым договорам кадровое оформление другое, но обязанности по взносам и отчётности сохраняются. Формат работы фиксируют заранее, чтобы правильно оформить отношения.
Вопросы и ответы
Какие кадровые документы обязаны быть у работодателя?
Трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки и личные карточки, график отпусков, табель учёта времени и обязательные локальные нормативные акты. Перечень зависит от численности и условий работы.
Нужен ли кадровый учёт ИП с одним сотрудником?
Да. С появлением первого сотрудника по трудовому договору нужно оформить отношения и вести кадровые документы независимо от размера бизнеса.
Что будет за ошибки в кадровых документах?
Возможны претензии при проверке и споры с сотрудниками. Типичные риски — неверные даты, отсутствие обязательных локальных актов и неполный комплект документов при увольнении.
Чем кадровый учёт отличается от расчёта зарплаты?
Кадровый учёт оформляет трудовые отношения и ведёт кадровую документацию. Расчёт зарплаты считает выплаты, удержания и взносы. На практике эти участки связаны и часто ведутся вместе.
Можно ли вести кадры удалённо?
Да, при настроенном обмене документами. Документы с персональными данными передают по защищённому каналу, а не через публичную форму.
С чего начать, если кадры не велись?
С аудита: проверить наличие договоров, приказов и локальных актов, составить список пробелов и план их закрытия, затем настроить регулярное оформление.
Связанные материалы
Опишите кадровую задачу
Укажите численность сотрудников, состояние кадровых документов и ближайший срок. БухПоиск уточнит задачу и поможет подобрать формат; состав работ и стоимость исполнитель согласует отдельно.