В понедельник на складе кафе числится 18 кг куриного филе, а в кухонной программе осталось 11 кг. При этом касса показывает обычный объём продаж, а повар говорит, что часть сырья ушла в заготовки и несколько порций пришлось выбросить. Проблема здесь не в самой цифре списания: нужно восстановить цепочку от закупки до конкретного блюда и отдельно показать технологические потери.
Что именно должно сходиться
Удобно разделить движение продукта на четыре события:
- продукт приняли от поставщика и оприходовали в той единице измерения, в которой его реально хранят;
- часть сырья передали в производство или в заготовочный цех;
- продукт вошёл в блюдо по рецептуре, а выпуск отразился в продажах;
- остаток испортили, потеряли при обработке или списали по другой документированной причине.
Эти события нельзя заменять одной записью «списано за день». Иначе невозможно понять, где возникло расхождение: при приёмке, пересчёте, разделке, приготовлении, порционировании или выбраковке готовой еды.
Технологическая карта должна быть рабочим связующим звеном, а не папкой для проверки. Роспотребнадзор указывает, что блюда в общепите изготавливают по утверждённым технологическим документам, включая технологическую карту, а название в меню должно совпадать с названием в таких документах. Поэтому в учётной системе лучше использовать тот же код и наименование блюда, что стоят в меню и карте. Разъяснение Роспотребнадзора о технологических документах
Как оформить технологическую карту для учёта
В карте нужны не только ингредиенты. Для связи закупки с остатками зафиксируйте:
- название блюда и выход готовой порции;
- единицы измерения сырья;
- массу брутто и нетто, если при обработке есть очистка или разделка;
- норму на одну порцию и способ пересчёта на выпуск;
- последовательность приготовления, если она влияет на выход;
- дату утверждения и лицо, ответственное за документ.
Если соус готовят отдельно, его лучше оформить отдельной заготовкой с собственной картой. Тогда расход продуктов на соус не потеряется внутри блюда. Аналогично поступают с тестом, бульоном, нарезкой и полуфабрикатами. Смешивание всех операций в одном списании делает остатки непрозрачными.
Не следует переносить в карту закупочную цену. Карта описывает норму расхода и технологию; цена приходит из документов поставщика и принятого в учётной политике способа оценки запасов. Это позволяет менять поставщика, не переписывая рецептуру.
Маршрут операции от поставщика до кухни
Шаг 1. Принять и привести единицы к одному виду
Сверьте накладную, фактический вес и карточку номенклатуры. Если поставщик передал 10 коробок по 2 кг, а кухня работает в граммах, в системе должна быть понятная конверсия: 20 000 г, а не «10 единиц» без расшифровки. Для продуктов в упаковке сохраните сведения о сроке годности и партии — это полезно и для внутреннего контроля, и при разборе порчи.
Шаг 2. Передать сырьё в производство
Оформляйте передачу по смене, цеху или заказу, как принято в вашей системе документооборота. В документе должны быть дата, номенклатура, количество, подразделение и ответственный. Закон о бухгалтерском учёте связывает запись с первичным документом, который оформляет факт хозяйственной жизни; обязательные реквизиты перечислены в статье 9 402-ФЗ. Конкретная форма может быть собственной, если она содержит обязательные данные.
Шаг 3. Отразить выпуск блюда
Количество порций берите из отчёта кухни или продаж, но не копируйте выручку вместо выпуска. Одна продажа может включать половину порции, списание комплимента, возврат или блюдо, приготовленное заранее. Для каждого сценария установите понятное правило: когда выпуск считается состоявшимся и каким документом подтверждается.
Шаг 4. Выделить отклонения
Нормативный расход по карте и фактическое списание сравнивайте отдельно. Если норма на порцию 180 г, а продано 100 порций, расход по рецептуре составит 18 000 г. Всё, что списано сверх этой величины, не нужно молча добавлять к рецептуре: выясните причину и оформите отдельную операцию.
Какие потери разделять между собой
Технологические потери
Это разница, возникающая из-за очистки, разделки, тепловой обработки или другого этапа, предусмотренного технологией. Если карта уже учитывает выход после такой обработки, потеря не должна появляться второй раз отдельным процентом. Иначе один и тот же расход будет заложен и в норму, и в акт списания.
Порча и истечение срока годности
Порчу оформляйте отдельным документом с причиной, количеством, местом хранения и решением ответственного лица. Для готовых блюд санитарные требования не позволяют просто перенести нереализованный остаток на следующий день или заморозить его для будущей продажи; это прямо разъясняет Роспотребнадзор со ссылкой на СанПиН 2.3/2.4.3590-20. Разъяснение о сроках реализации готовых блюд
Внутри управленческого контроля полезно указывать время изготовления и момент выбраковки. Такая запись показывает, что решение принято по факту, а не подгоняет остаток в конце месяца.
Пересортица и ошибка при приёмке
Если вместо филе внесли бедро, а фактически использовали филе, это не технологическая потеря. Сначала исправьте номенклатуру и первичный документ, затем повторите расчёт остатка. Списание не должно маскировать ошибку ввода.
Питание персонала, проба и брак
Питание сотрудников, дегустационная или учебная проба, тестовая партия, брак и комплимент гостю не являются продажей блюда. Для каждой такой операции укажите основание, номенклатуру, количество, дату и ответственного; если требуется внутреннее утверждение, приложите его к акту. Иначе эти расходы попадут в выпуск и исказят сравнение рецептуры с продажами.
Как закрыть одну смену
Для одной смены полезно пройти короткую приёмочную матрицу. Она связывает операцию с документом, но не требует конкретной программы или единого обязательного бланка:
| Этап | Что сверить | Основание | Если не сходится |
|---|---|---|---|
| Приёмка | номенклатуру, массу и единицу измерения | накладная, УПД или иной первичный документ | исправить расхождение до передачи на кухню |
| Рецептура | массу брутто, массу нетто, выход и число порций | действующая технологическая карта | не добавлять технологическую потерю второй раз |
| Выпуск | фактический выпуск и продажу, включая заготовки | отчёт кухни, ведомость выпуска, заказ | отделить приготовленное от проданного |
| Потери | вид потери, количество, время и причину | акт порчи, брака или внутреннее объяснение | не включать порчу в норму рецептуры |
| Остаток | начальный остаток + поступление − расход | пересчёт, ведомость движения | оставить позицию в статусе «требует проверки» |
Последнюю строку закрывает ответственный за смену, а не программа. Бухгалтеру достаточно видеть, на каком этапе возникла разница и какой документ ещё нужно получить.
Условный пример сверки
Предположим, в кафе за смену приняли 25 кг картофеля. До начала смены было 8 кг, а остаток по пересчёту вечером — 8,2 кг. Значит, фактическое уменьшение запаса равно 24,8 кг: 8 + 25 − 8,2.
По карте на одну порцию заложено 200 г брутто и 180 г нетто. При выпуске 120 порций нормативная потребность равна 24 кг брутто, а выход — 21,6 кг нетто. Технологическая разница между ними составляет 2,4 кг: 24 − 21,6. Фактическое уменьшение запаса на 0,8 кг больше брутто-нормы: 24,8 − 24. Если реестр подтверждает 0,5 кг очистки и 0,3 кг порчи отдельным актом, расхождение объяснено; без таких записей причина остаётся неустановленной.
Проверка арифметики: 8 + 25 − 8,2 = 24,8 кг; 120 × 0,20 = 24 кг; 120 × 0,18 = 21,6 кг; 24 − 21,6 = 2,4 кг; 24,8 − 24 = 0,8 кг; 0,5 + 0,3 = 0,8 кг.
Реестр, который помогает найти расхождение
Для каждой номенклатуры ведите короткий реестр с колонками:
| Поле | Что фиксировать |
|---|---|
| Дата и смена | когда возникло движение |
| Документ | приёмка, передача, выпуск, порча или возврат |
| Номенклатура | точное название и единица измерения |
| Количество | сколько принято, использовано или выбраковано |
| Основание | накладная, карта, отчёт кухни, акт |
| Ответственный | кто передал сведения или утвердил операцию |
Ежедневно проверяйте только позиции с существенным отклонением, а не пересчитывайте весь ассортимент вручную. Раз в неделю выберите несколько блюд с разной технологией: салат, горячее, заготовку. Сравните норматив и факт, а затем проверьте, есть ли объяснение разнице.
Что закрепить в учётной политике и регламенте
Внутри организации опишите единицы измерения, порядок утверждения карт, момент передачи в производство, правила инвентаризации и перечень документов для порчи. Также заранее определите, кто может изменить рецептуру и с какой даты она действует. Старую карту нельзя незаметно заменить новой: иначе сравнение смен за разные периоды потеряет смысл.
Отдельно установите порядок работы с блюдами, которые продаются по весу, с комбо и с доставкой. Если порция собирается из нескольких компонентов, программа должна видеть компоненты, а не только итоговое название заказа. Для доставки добавьте контроль упаковки и возвратов, чтобы сырьё не списывалось дважды.
Итоговый чек-лист перед закрытием смены
- закупка подтверждена документом и приведена к правильной единице измерения;
- передача на кухню отделена от выпуска готового блюда;
- количество порций связано с отчётом кухни или продажами;
- рецепт содержит нормы на понятный выход;
- технологические потери не продублированы отдельным списанием;
- порча, возврат и исправление номенклатуры оформлены раздельно;
- расхождение по ключевым продуктам имеет проверяемое объяснение.
Такой порядок превращает списание из механического уменьшения остатка в последовательную проверку производства. Для кафе это важнее единой «идеальной» формы: каждый документ должен отвечать на вопрос, что произошло с продуктом и почему его количество изменилось.
Источники
- Роспотребнадзор: требования к технологическим документам и срокам реализации блюд, проверено 8 сентября 2026 года.
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статьи 9 и 10, проверено 8 сентября 2026 года.
- Санитарные требования к организации общественного питания: материалы Роспотребнадзора, проверено 8 сентября 2026 года.
Нужен бухгалтер под вашу задачу?
Опишите форму бизнеса, город, налоговый режим, срочность и что уже есть по документам. Так проще подобрать формат работы и проверить следующий шаг по вашей ситуации.